Guía para la implementación rápida del #Teletrabajo en Costa Rica por #covid-19

A continuación relacionamos, a manera de sugerencia,  los aspectos básicos que conviene cumplir para implementar, en la situación de emergencia sanitaria actual producto del #coronavirus #covid-19 un programa “rápido” de Teletrabajo, que necesariamente con el tiempo la empresa debe ir ajustando cumpliendo el resto de las formalidades establecidas en la legislación vigente y guías del Ministerio del Trabajo:

1.- Designar la Comisión del Teletrabajo: (Que incluya Recursos Humanos, Salud Ocupacional, Tecnología, Legal, Administración Superior, y algún representante de los trabajadores)

2.- Mapeo de áreas y puestos Teletrabajables y Selección de los Teletrabajadores: (Un puesto es considerado teletrabajable si al menos el 50% de sus actividades cumplen con las siguientes características: a) Se pueden desarrollar fuera de la oficina sin afectar el normal desempeño de otros puestos y del servicio al usuario; b) Están asociadas a objetivos claros y metas específicas que permiten la planificación, seguimiento y control; c) La supervisión es indirecta y por resultados; d) La comunicación se da fundamentalmente por medios telemáticos.

3.- Condiciones del Espacio donde se va a ejecutar el trabajo a remoto / Emitir recomendaciones y apoyar en su adecuación: (Condiciones ambientales, ergonómicas y tecnológicas del espacio de trabajo del colaborador remoto para lograr un buen desempeño).  Referencia: Guía INS Condiciones Puesto de Teletrabajo

4.- Declaración del Trabajador y Contrato/Addendum: Debe existir una declaración voluntaria del trabajador solicitando acogerse a la modalidad del Teletrabajo.    Posterior a este paso se redacta un addendum al contrato de trabajo vigente por cada teletrabajador o se redactar un contrato de trabajo que incluya la modalidad de teletrabajo para los nuevos trabajadores.  Todos los documentos deben estar suscritos por Patrono/Trabajador.  Estos documentos deben definir lo siguiente: a) Identificación de las partes; b) Las condiciones del servicio; c) Las labores que se van a ejecutar bajo esta modalidad; d) los medios tecnológicos y ambiente requerido; e) Los mecanismos de comunicación con el teletrabajador; f) La forma de ejecutar el trabajo en condiciones de tiempo y espacio físico; g) Los días y los horarios en que la persona teletrabajadora ejecutará sus labores; h) Las responsabilidades en cuanto a la custodia de equipos y documentos de trabajo; i) Protocolo de asignación del trabajo por parte del patrono y entrega del trabajo por parte del teletrabajador; j) Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir la persona teletrabajadora y; k) Definir las políticas de mantenimiento de los equipos, los programas, el valor de la energía que deberán ser provistos y garantizados por el patrono.

5.- Plan de Comunicación: (Que defina el método de comunicación y la plataforma tecnológica:   E-mail, Llamada telefónica, Grupos de Whatsapp, Video conferencias, Etc., y cuándo se utiliza)

6.- Definición de criterios de medición, evaluación y control:   La implementación de un programa de Teletrabajo de un día para otro, en medio de una crisis sanitaria de la magnitud que estamos viviendo, supone obligatoriamente monitorear la evolución y comportamiento del proyecto.  “Lo que no se mide no puede ser mejorado”.    Y es en este punto que INPERCOSTA, S.A. interviene para poner a su disposición nuestra solución tecnológica EffiWork que permite controlar en línea, en tiempo real, todas las actividades realizadas por sus trabajadores en PCs, Laptops o dispositivos móviles (Smartphones) lo cual, entre otros muchos beneficios que indicamos a continuación, les permitiría cumplir con las medidas de control que exige la Ley para regular el Teletrabajo:

·       Hora de inicio de labores y finalización.

·       Tiempo de trabajo efectivo (actividad real).

·       Tiempo de uso de las aplicaciones y páginas web utilizadas

·       Tiempo de actividad fuera del computador (reuniones, llamadas telefónicas, Etc.)

·       Tiempo de pausas e interrupciones.

·       Horas extras.

·       Aplica para personal en campo como vendedores, visitadores, inspectores, a través del Smartphone. 

·       Cumple con el Decreto Legislativo Nro.9738 (Teletrabajo)

Nota.- Lo que faltaría por ajustar y completar, una vez implementado el Teletrabajo de manera urgente:  1) La elaboración de  programa formal de Teletrabajo y actualizar el Reglamento interno de la empresa; 2) Capacitar a los Jefes y a los Teletrabajadores; 3)  Incorporar un acompañamiento para la gestión del cambio; 4) Elaborar un estudio de satisfacción laboral.

Para más detalle puede consultar el siguiente enlace: http://www.mtss.go.cr/elministerio/despacho/teletrabajo/guia_teletrabajo_sector_privado.pdf

Para más información sobre la Solución Tecnológica #EffiWork by #WorkMeter puede escribir al E-mail: gonzalo.perez@inpercosta.com Teléfono: +506 60469069