En plena era digital, son muchas las pequeñas y medianas empresas que se plantean la implementación de nuevos aplicativos o la actualización de sus sistemas de gestión empresarial actuales con el fin de optimizar sus procesos y agilizar sus operaciones. Las pymes han asumido ya, la necesidad de contar con este tipo de herramientas para aprovechar al máximo el potencial que ofrecen las nuevas tecnologías en un entorno en el que la innovación y la apuesta por las nuevas tecnologías les permitirán hacer frente a los retos de un mercado en el que prima la inmediatez y la transparencia.
Las pymes han abordado la transformación digital de sus negocios través de la tecnología. Este no es un hecho reciente. Desde hace ya varios años, las pequeñas y medianas empresas han ido abordando la modernización de sus procesos y han ido implementando diferentes aplicativos tecnológicos para dar soporte a una gestión más profesionalizada.
La transformación digital de los negocios
Pero es ahora, en plena era digital, cuando las pymes apuestan por una transformación más profunda de sus procesos, de sus modelos y, hasta, de su cultura. Por eso, aunque muchas organizaciones disponen ya de soluciones tecnológicas avanzadas, abordan en estos momentos la evaluación de sus sistemas para garantizar que estos incorporan las funcionalidades y características necesarias para gestionar su negocio en el nuevo contexto digital.
Al evaluar el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) con el que trabajan deberán asegurarse de que el sistema o las funcionalidades que incorpora se adaptan perfectamente a su negocio y, no tanto, al revés. Pero también será importante comprobar su capacidad de integración con otras aplicaciones (CRM, BI, eCommerce,…), su facilidad de uso, es decir, si es un sistema intuitivo, que se puede explotar sin recibir excesiva formación o si se trata de un aplicativo seguro”.
Hay algunas preguntas que las pymes deben hacerse si están abordando la evaluación de su sistema de gestión. Además de las cuestiones mencionadas hasta ahora, habrá que preguntarse si es fácil generar informes y acceder a los mismos de manera segura, si el sistema mejora o no la visibilidad de las diferentes áreas que componen la organización, si -en términos generales- proporciona una mayor transparencia, no solo en cuanto a la información que se maneja, sino en cuando a los procesos que se llevan a cabo y, en definitiva, si el aplicativo sobre el que pivota la gestión de la empresa, ayuda a la misma a responder de un modo más ágil y eficiente a los requerimientos del día a día de los usuarios, de los clientes, de la Administración, …
Si, en respuesta a estas cuestiones, la empresa concluye que la mejor opción es implementar un nuevo sistema de gestión más acorde con las necesidades actuales y futuras de la organización y más en consonancia con el entorno digital sobre el que desarrolla su actividad, las preguntas que deberán plantearse serán las siguientes:
¿Hay soluciones especializadas en el sector en el que opera mi empresa?
En caso afirmativo, habrá que evaluar si realmente se justifica la utilización de una solución vertical o si un aplicativo estándar aporta todas las funcionalidades que necesita mi negocio. A veces, aún, existiendo soluciones verticales muy completas lo cierto es que estos aplicativos suelen ser deficientes en la parte financiera por lo que, la cuestión no sea tanto elegir estándar o vertical sino aplicaciones que puedan integrar lo mejor de cada una.
¿El ERP que estoy valorando es compatible con la estrategia TI de mi empresa?
Es decir, si la compañía apuesta por externalizar o por trabajar en la nube, el sistema deberá proporcionar la capacidad para adaptarse a la filosofía corporativa y, poder trabajar en cloud o en los propios servidores con las plataformas o infraestructura disponibles o mejoradas, pero en todo caso, deberá ser versátil en este aspecto.
¿Qué servicios añadidos de valor aporta la solución?
Un aplicativo puede ser extraordinario en cuanto a funcionalidades, usabilidad, seguridad, etc. pero si también proporciona otra serie de servicios adicionales como el soporte técnico, o la formación o el mantenimiento o la actualización, se convertirá en una opción mucho más atractiva y rentable.
¿Qué niveles de seguridad proporciona?
La seguridad de la información, la protección frente a accesos indeseados o la capacidad para recuperar los datos en caso de producirse cualquier situación de crisis también son elementos que harán inclinar la balanza en favor de unas soluciones u otras.
¿Cuánto cuesta, en realidad, el aplicativo?
El precio es también un criterio básico a la hora de valorar todas las opciones. Pero no siempre un precio inicial más bajo, implica un coste menor a medio y largo plazo. Lo realmente importante es la relación calidad-precio. Por eso, la empresa deberá tener en cuenta cuál es su capacidad de financiación y cuáles son sus preferencias a la hora de invertir en una solución de este tipo. En la determinación del precio influyen varias cuestiones, desde el coste inicial, hasta las tasas de mantenimiento, el coste de la implementación o el coste de los servicios extra como soporte continuo o formación. Calcular el Coste Total de Propiedad a medio plazo (en torno a cinco años) puede ayudar a tomar la decisión adecuada.
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